Kann ich ein Inkassobüro online beauftragen?

Ja. Wer heute ein Inkassobüro beauftragen möchte, muss keinen Termin vereinbaren und kein Formular per Post einschicken. Die meisten deutschen Inkassounternehmen bieten vollständig digitale Auftragserteilung an, entweder über ein Onlineformular, einen geschützten Kundenbereich oder eine automatisierte Schnittstelle für Geschäftskunden. Was Du dafür brauchst, welche rechtlichen Voraussetzungen gelten und wie der Ablauf aussieht, erklärt dieser Artikel.

Das Wichtigste in Kürze

• Ein Inkassobüro lässt sich heute vollständig online beauftragen, ohne Papierformulare oder persönlichen Termin.
• Zwei rechtliche Voraussetzungen sind zwingend: eine berechtigte Forderung und Zahlungsverzug des Schuldners.
• Einen Mindestbetrag gibt es nicht. Auch kleinere Forderungen können eingereicht werden.
• Auch Privatpersonen können ein Inkassobüro beauftragen, sofern die Forderung berechtigt und fällig ist.
• Bei unserer Covago-Lösung läuft der gesamte Prozess digital über das Portal von First Debit GmbH, ohne Wartezeit nach der Übergabe.

Welche rechtlichen Voraussetzungen müssen vor der Online-Beauftragung erfüllt sein?

Bevor Du eine Forderung einreichst, müssen zwei Dinge erfüllt sein. Fehlt eines davon, kann das Inkassobüro nicht tätig werden.

Erstens muss eine berechtigte Forderung vorliegen: ein wirksamer Vertrag, eine erbrachte Leistung und eine daraus resultierende Rechnung. Zweitens muss der Schuldner im Zahlungsverzug sein. Das tritt nach § 286 BGB in drei Situationen ein:

• Durch eine bereits erfolgte Mahnung
• Durch angekündigte Zahlungsverweigerung des Schuldners
• Automatisch 30 Tage nach Rechnungszugang, sofern kein anderes Zahlungsziel vereinbart wurde

Einen Mindestbetrag für die Beauftragung gibt es nicht. Auch kleinere Forderungen binden Kapital und lassen sich einreichen. Privatpersonen können ein Inkassobüro genauso beauftragen wie Unternehmen.

Welche Unterlagen brauchst Du für die Online-Beauftragung?

Damit die Prüfung schnell läuft und keine Rückfragen entstehen, solltest Du alle Dokumente digital bereithalten, bevor Du das Portal öffnest. Ein fehlender Beleg kann das Verfahren verzögern.

Diese Unterlagen brauchst Du für die Online-Einreichung:

• Offene Rechnung mit Rechnungsnummer und Fälligkeitsdatum
• Nachweis der erbrachten Leistung, zum Beispiel Vertrag, Lieferschein oder Auftragsbestätigung
• Bereits versendete Mahnungen inklusive Versanddatum
• Vollständige Kontaktdaten des Schuldners

Welche Zusammenarbeitsmodelle gibt es beim Inkasso?

Bevor Du eine Forderung einreichst, lohnt es sich zu wissen, wie das Inkassobüro rechtlich vorgeht. Es gibt drei verschiedene Modelle, die sich im Hinblick auf Haftung und Kontrolle unterscheiden.

Das erste Modell ist der beauftragte Forderungseinzug: Das Inkassobüro handelt im Namen des Gläubigers, Du bleibst Forderungsinhaber. Das zweite ist die Abtretung: Das Inkassobüro wird selbst neuer Gläubiger und zieht die Forderung im eigenen Namen ein.

Für diese Variante ist eine unterschriebene Abtretungserklärung erforderlich. Das dritte Modell ist der Forderungsverkauf, bei dem Du die Forderung vollständig überträgst und dafür einen sofortigen, meist reduzierten Gegenwert erhältst.

Wie läuft die Online-Beauftragung bei klassischen Inkassoanbietern ab?

Der Ablauf ist bei den meisten Anbietern ähnlich strukturiert. Nach der Einreichung läuft das Verfahren weitgehend automatisch, ohne weiteren Aufwand auf Deiner Seite.

Zunächst füllt der Auftraggeber ein Onlineformular oder einen Kundenbereich aus und lädt die Belege digital hoch. Dann prüft der Dienstleister die Forderung und führt einen Bonitätscheck des Schuldners durch. In der außergerichtlichen Mahnphase wird der Schuldner schriftlich und telefonisch kontaktiert. Bleibt das erfolglos, wird ein gerichtlicher Mahnbescheid beantragt, oft direkt über das Portal unterstützt. 

Optional bieten viele Anbieter eine Langzeitüberwachung der Zahlungsfähigkeit des Schuldners an, in manchen Fällen bis zu 30 Jahre.